U bent hier

 

Zaterdagplein. Ontdek zelf nieuwe werkmethodes

De verplichte verhuis van meerdere stadsdiensten stimuleerde medewerkers om na te denken over de toekomstige werkomstandigheden in het Brucity-gebouw en zo een nieuwe werkplek te creëren waar kan worden geëxperimenteerd met nieuwe methodes.

Meerdere diensten van Stad Brussel, of ze nu afhangen van het departement HR, Organisatie, Demografie of Economische Zaken, waren niet in het Administratief Center gevestigd, maar in nabijgelegen gebouwen, namelijk het Grétry-gebouw en de Brouckère Tower. Op die twee sites werden werkgroepen opgericht onder leiding van Stad Brussel om een oplossing te vinden voor de 140 medewerkers.

Die kwam er uiteindelijk in de vorm van een gebouw op het Zaterdagplein (nr. 1). De verhuis (september 2018) ernaar bood Stad Brussel bovendien de kans om de organisatie van de werkruimten en het werk zelf te herdenken en alvast een beeld te schetsen van het stadsbestuur in 2021. 

Proefproject

A l'intérieur du n°1 à la place du Samedi à Bruxelles

Dit proefproject stelt de flexdesk centraal. Elke medewerker krijgt daarbij materiaal ter beschikking waarmee telewerk mogelijk wordt (rugzak, laptop, oplaadkabel, toetsenbord, muis, netwerkkabel, veiligheidskabel, headset met audio en micro). Op de site kan de medewerker gebruikmaken van gemeenschappelijk materiaal (22"-scherm, toetsenbord, muis, dockingstation) dat op elke verdieping beschikbaar zal worden gesteld op gemeenschappelijke bureaus (in het kader van de clean desk wordt alle persoonlijke materiaal opgeborgen in een locker en zijn er speciale voorzieningen voor klein materiaal). De huidige telefonie wordt vervangen door Skype for Enterprise (met videoconferenties, chat, scherm delen).

Het personeel werd steeds betrokken bij de denkoefening over de infrastructuur. Zo werd duidelijk dat er een behoefte is aan ruimten voor samenwerking en 'concentratie', aan zalen voor vergadering en opleiding (twee met interactief whiteboard) of aan 'bubbles', vertrouwelijke ruimtes voor diensten als die van de vzw SoBru of de dienst Huwelijken. Ook een cafetaria en een ontspanningsruimte zijn voorzien.

De projectgroep vroeg om naast IT-materiaal ook een professioneel wifi-netwerk te installeren. Vóór de verhuis moesten bovendien de nodige inspanningen worden geleverd om de niet-bijgewerkte archieven te ontruimen. Desondanks blijft een archiefzaal behouden om de archiefdocumenten die wel worden bijgewerkt te kunnen bewaren en inkijken.

Er moet bij de organisatie natuurlijk ook rekening worden gehouden met de wensen van de burger. Ter plaatse kunnen de burgers zich aanmelden bij een enkel loket en ze kunnen ook gebruik maken van diensten via e-lokketten. Er wordt bovendien meer ingezet op procedures vanop afstand (online formulieren of afspraken).

Ten slotte worden de ervaringen op het Zaterdagplein voortdurend geëvalueerd. Daaruit worden dan lessen getrokken om de transformatie van het stadsbestuur beter te kunnen organiseren.

05/07/2018 - 15:30