U bent hier

 

Digitaliseren van de facturen in het departement Financiën van de Stad Brussel

De Stad Brussel ontvangt jaarlijks ongeveer 30.000 facturen. De energieleveranciers sturen hun facturen in digitaal formaat, maar tal van andere leveranciers doen dat niet. Daarom werd gestart met de digitalisering van deze massa aan documenten.

Die duizenden facturen en de bijbehorende documenten nemen een enorme hoeveelheid ruimte in beslag, ruimte waarover de Stad niet meer zal beschikken in haar nieuw administratief centrum. De circulatie van de dossiers en hun circulatie zijn niet eenvoudig.

Na afloop van een door GIAL uitgeschreven en aan het bedrijf IRIS gegunde opdracht is de stad daarom begonnen met het scannen van deze inkomende facturen en de optische herkenning ervan (OCR). Die facturen moeten vervolgens worden gevalideerd in een workflow, een circuit dat via het departement Financiën en het betrokken departement loopt.

Door middel van een EDB-systeem (electronic document management) kunnen ‘referentiedossiers’ rond overheidsopdrachten worden gedigitaliseerd. Die dossiers bevatten alle informatie met betrekking tot deze opdrachten, van bestek tot facturen, met inbegrip van offertes, gunningsverslagen, zekerheidsstellingen en bestellingen.

De applicatie moest worden gekoppeld aan andere toepassingen die in de Stad werden geïmplementeerd, zoals PumaS (dat de opdrachten in het departement Aankoopcentrale beheert), e-College en Brufin (boekhoudsoftware van de Stad). In totaal zijn er op het ene of andere moment 400 gebruikers betrokken bij dit proces, bijvoorbeeld om dossiers samen te stellen of te raadplegen (in het bijzonder de kabinetten van de schepenen).

De implementatie van de oplossing in oktober gaat gepaard met een zeer specifieke monitoring en tegelijkertijd wordt het ‘ondersteuningsteam’ (Service desk) speciaal opgeleid om vragen van gebruikers te beantwoorden.

15/10/2018 - 16:15