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Place du Samedi. Vivre en réel de nouvelles méthodes de travail

Le déménagement de plusieurs services de la Ville a eu l'avantage de "booster" la réflexion sur les conditions de travail qui seront celles de demain, dans le bâtiment Brucity, et de faire d'un nouvel espace de travail, un véritable labo.

Plusieurs services de la Ville de Bruxelles, qu'ils dépendent des départements du Personnel, de l'Organisation, de la Démographie ou des Affaires économiques, n'étaient pas logés dans le Centre administratif mais bien dans des bâtiments tout proches, le bâtiment Grétry et la Brouckère Tower. Des projets sur ces deux sites ont amené la Ville de Bruxelles à trouver une solution pour ces 140 collaborateurs.

C'est un immeuble de la place du Samedi (n°1) qui a été choisi pour accueillir ces services. Ce transfert (septembre 2018) a été l'occasion de repenser l'organisation des espaces et du travail, préfigurant ainsi l'administration de 2021.

Pilote

A l'intérieur du n°1 à la place du Samedi à BruxellesDans ce "pilote", le flexdesk s'imposera avec, pour chaque agent, un matériel qu'il pourra emporter pour télétravailler (sac à dos, ordinateur portable, chargeur, clavier, souris, câble réseau, câble de sécurité, casque audio & micro). Une fois de retour sur le site, il pourra accéder à du matériel partagé (écran 22 pouces, clavier, souris, docking station) installé à tous les étages sur des bureaux préparés pour accueillir chacun (dans la philosophie du clean desk, les affaires personnelles étant rangées dans un casier et le petit matériel rassemblé dans des zones spéciales). Skype for Enterprise (avec vidéoconférence, chat, partage d’écran) remplacera la téléphonie existante.

La réflexion sur l'aménagement a été menée avec le personnel. C'est ainsi qu'ont pu être déterminés les besoins en zones de collaboration, de "concentration", en salles de réunion, de formation (deux avec tableau blanc interactif) ou en "bubbles" (littéralement des bulles), des espaces plus confidentiels dont ont besoin des services comme l'asbl sociale SoBru ou le service Mariages. Une cafeteria et un espace récréatif ont également été prévus.

Le projet a demandé, outre la mise à disposition d'un équipement informatique, l'installation d'un réseau wifi professionnel. Préalablement au déménagement, un effort a dû être réalisé dans la dématérialisation des archives dites mortes. Une salle d'archives sera cependant maintenue de manière à pouvoir stocker et accéder aux archives "vivantes".

Bien entendu, le citoyen est un élément important de cette organisation. Ainsi, lorsqu'il se rendra sur place, il sera confronté à un guichet unique et il pourra aussi mener des opérations à partir de bornes e-guichet. Parallèlement, les procédures à distance (formulaires ou prises de rendez-vous en ligne) seront intensifiées.

L'expérience de la "place du Samedi" est évaluée en permanence et des enseignements devraient en être tirés pour faciliter la mutation de l'administration de la Ville.

05/07/2018 - 15:30