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Dématérialiser les factures au département Finances de la Ville de Bruxelles

La Ville de Bruxelles reçoit chaque année environ 30.000 factures. Si les fournisseurs d'énergie les envoient sous format numérique, ce n'est pas le cas de très nombreux fournisseurs. La dématérialisation de cette masse de documents a été entreprise.

Ces milliers de factures et les documents qui les accompagnent prennent une place énorme, une place dont la Ville ne disposera d'ailleurs plus dans son nouveau centre administratif. La constitution de ces dossiers comme leur circulation ne sont pas simples.

Au terme d'un marché lancé par GIAL et attribué à la société IRIS, la Ville s'est donc lancée dans le scannage et la reconnaissance des données de ces factures (OCR). Celles-ci sont ensuite validées dans un workflow, un circuit passant par le département des Finances ou les départements concernés, dans lequel les imputations comptables de ces factures sont complétées (abandon des vignettes papier).

Un système de GED (gestion électronique de documents) permet également la dématérialisation des "dossiers de référence" centrés sur les marchés publics correspondant à ces factures. Ces dossiers contiennent toutes les informations relatives à ces marchés, des cahiers des charges aux factures en passant par les offres, les rapports d'attribution, les cautionnements, les commandes, 

Des solutions connectées

La solution IRIS a été interconnectée avec d'autres applications mises en place à la Ville comme PuMaS (qui gère les marchés au département Centrale d'Achats), e-Collège (décisions de la Ville en rapport avec ces marchés) et Brufin (logiciel de comptabilité de la Ville). Ce sont au total environ 400 utilisateurs qui interviennent à un moment ou l'autre dans ce processus, notamment pour alimenter les dossiers de référence ou les consulter (par exemple. les cabinets des échevins).

La mise en production de la solution en octobre s'accompagne d’une reprise des données (création de plus de 4.500 dossiers) et d'une surveillance toute spécifique en collaboration l'équipe de "support" (Service desk) de GIAL, qui est spécialement formée pour répondre aux interrogations des utilisateurs.

15/10/2018 - 16:15